「機密の会議を外部に送ってよいか分からない」を次から起こさないための進め方を整理しました。起きてから直すより、起きない形にするほうが手数が少なくて済みます。
防ぎ方
機密を扱う会議は、使うツールを先に決めておいてください。
| 分類 | 文字起こし当サイト整理 |
|---|---|
| 起きやすいツール | Notta・Otter.ai・tl;dv当サイト整理 |
| 区分 | 規約・権利・データの扱いによる当サイト判断 |
| 直す手順 | 3ステップ当サイト整理 |
| この表の数字について | 区分は、設定で改善できるか・使い方で改善できるか・ツール側の制約か・規約や権利の話かを当サイトが判定したもので、ツールの更新で変わることがあります。記載どおりに操作できない場合は提供元の案内をご確認ください。料金は載せていません。プランと契約の形で変わるうえ、確かめた日を持っていないためです。 |
起きたときの手順（念のため）
防ぎきれなかったときのために、直す順番も載せておきます。
上から順に試して、直ったところで止めてください。全部やる必要はありません。
ここまでで直らなければ、規約と設定の話です。下の確かめる先を見てください。
作業の組み方で変わること
毎回の手順に組み込むことで減らせます。慣れると意識せずできるようになります。
防ぐ手間をかける価値があるか
毎回の手順に組み込む必要があります。月に数回しか起きないなら、起きてから3つの手順で直すほうが軽いです。頻度で決めてください。
文字起こしで紛らわしい症状
見た目が似ていても、原因が違えば直し方も変わります。当てはまるほうを選んでください。
| 症状 | 原因 | 直しやすさ |
|---|---|---|
| 機密の会議を外部に送ってよいか分からない | 音声がどこに保存され、学習に使われるかはツールごとに違います。 | 規約・権利・データの扱いによる |
| 話者の区別ができていない | 声質が近い、話が重なる、マイクが1本だと、分離できません。 | 使い方で改善できる |
| 専門用語が全部ひらがなになる | 辞書に無い語は、音のまま書き出されます。 | 設定で改善できる |
| 長い録音の途中から精度が落ちる | 録音時間が長いと、後半で音量や環境が変わって精度が落ちます。 | 使い方で改善できる |
| アップロードできる時間の上限に当たる | プランごとに1ファイルの長さと月の合計に上限があります。 | 使い方で改善できる |
文字起こしのほかの症状
- 雑音が多くて聞き取れていない（使い方で改善できる）
- 英語と日本語が混ざると崩れる（使い方で改善できる）
- 要約が的外れになる（使い方で改善できる）
- オンライン会議に参加させられない（設定で改善できる）
- 録音を勝手に取られていると言われた（使い方で改善できる）
- 書き出したテキストの体裁が読みにくい（設定で改善できる）
- 料金が思ったより高くつく（使い方で改善できる）
- タイムスタンプがずれる（設定で改善できる）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。症状は使っているツールと設定で変わるので、自分の状況に当てはまるかで判断してください。
毎回気をつけるのは大変です
毎回気をつけるのではなく、手順に組み込んでしまえば意識しなくても回ります。ただし月に数回しか起きないなら、起きてから3つの手順で直すほうが軽いです。頻度で決めてください。
チームで共有するには？
上の防ぎ方をそのまま作業手順に書き足してください。人によって結果が変わる部分が減ります。
次にやること
2つあります。上から順にやってください。
- まず手順を試す
規約・権利・データの扱いによる症状です。上の3つを順に試してください。渡し方や手順を変えると収まります。設定を探しても見つかりません。 - 規約と設定を確かめる
これはツールの性能ではなく、規約と設定の話です。別のAIに替えても同じことになります。確かめるのは使っているツールのデータの保存先と、学習に使われるかどうか。社内の規程で外部送信が認められているかです。
機密の会議を外部に送ってよいか分からないを次から起こさないために
直したあと、同じことが起きないようにする話です。規約・権利・データの扱いによる症状なので、やることが変わります。
手順に組み込む
防ぎきれません。起きる前提で、出てきたものを人が確かめる工程を入れてください。
頻度で判断する
月に数回しか起きないなら、防ぐ手間より起きてから直すほうが軽いです。3つの手順で片づくので、毎回の作業を重くしてまで防ぐ必要はありません。毎日起きるなら、手順を組み直す価値があります。
同じ分類の症状も見ておく
文字起こしには15件あります。同じ道具を使うかぎり、続けて別の症状に当たります。先に把握しておくと、次に当たったときに切り分けが早く済みます。
文字起こしはどういう症状が集まっているか
文字起こしに入る15件を、直しやすさで数えました。機密の会議を外部に送ってよいか分からないに手をかける前の材料になります。
設定で直るもの
15件のうち4件です。設定か指示文の書き方だけで止まります。機密の会議を外部に送ってよいか分からないは入りません。設定を探しても見つかりません。
使い方を変えれば直るもの
15件のうち9件です。渡し方や手順を変えると収まります。
仕様なので回避するしかないもの
15件のうち1件です。設定を探しても指示文を直しても止まりません。
この記事で使っている言葉
この症状を切り分けるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。手のかけ方が変わるので、意味を先に決めておきます。直しやすさの判定は当サイトのもので、提供元が公表しているものではありません。
区分（規約・権利・データの扱いによる）
規約・権利・データの扱いの話で、ツールの性能ではありません。別のAIに替えても同じことを確かめる必要が残ります。この区分は当サイトの判定です。ツールの更新で変わることがあります。
別のAIを出す条件
この症状には別のAIを挙げていません。規約と設定の話なので、替えても解決しないためです。
起きやすいツール
Notta・Otter.ai・tl;dvで報告があります。3種です。道具を替えなくても、設定や使い方で直ります。
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